Naviguer dans la complexité : Pourquoi la gestion des flux d’impression est-elle si cruciale ?

Pour les prestataires d’impression, la gestion des flux d’impression (ou également appelé job d’impression) est essentielle. Il faut réussir à respecter les demandes des clients tout en organisant au mieux l’impression dans le centre de production, et ce, en tenant compte des délais de remise en poste. Chaque étape respecte un cadre très précis. Il est donc essentiel de s’appuyer sur des solutions performantes et de qualité pour assurer le traitement ou l’envoi postal dans les temps.

Des enjeux techniques dès la réception des documents

• Réceptionner les documents et s’assurer de leur conformité : contrôle du format (PDF, emails, XML, EDI, formats bureautiques…), du fichier de paramètres, du format de l’adresse postale…
• Mettre en forme les documents selon la demande : composition batch ou interactive, ajout de message spécifique ou transpromo… (ScopFactory)
• Respecter les demandes des clients : impression noir et blanc / couleur, recto verso, ajout de fond de page, appel d’inserts…
• Adapter le document pour préparer l’étape de mise sous pli : ajout d’un QR code / Datamatrix pour permettre un regroupement éventuel avec d’autres courriers (ScopFactory)
• Orienter les flux vers l’imprimante la plus adaptée au traitement du fichier (ScopIOM et ScopSpooler)

En respectant les contraintes de mise sous pli et d’envoi postal

L’orchestration des flux d’impression n’est qu’une étape préalable à la mise sous pli et à l’envoi postal. Précision, cadencement, gestion de l’approvisionnement des machines, réactivité en cas d’erreurs : autant de qualités indispensables. Des logiciels métiers stables et performants deviennent alors de véritables alliés du quotidien pour les opérateurs de production.

• Tri, regroupement et lotissement automatiques des documents selon des critères définis en amont et contenus dans le QR code / Datamatrix
• Gestion des enveloppes par définition préalable des consignes de mise sous pli ou par automatisation selon le nombre de feuilles par enveloppe
• Application des règles d’affranchissement en fonction des contrats entre le prestataire et l’opérateur postal (ex. : séparation des flux par département)
• Suivi en temps réel des étapes d’impression et de mise sous pli grâce à ScopTracking

Tout en tenant compte des besoins des clients

Les prestataires d’impression doivent satisfaire leurs clients en leur proposant des interfaces logicielles simples à utiliser. Les solutions de création et d’envoi de courriers et documents ScopHybrid et ScopSubmit répondent à cette exigence :

• Accès via un simple navigateur internet à un espace client totalement sécurisé, paramétrable et accessible 24h/24, 7j/7 :
  • Interface de création et d’envoi de courriers depuis son poste de travail, sans déplacement
  • Compatible avec les outils bureautiques (Word, LibreOffice…)
  • Envoi via imprimante virtuelle
  • Paramétrage de l’envoi directement depuis l’interface
  • Suivi utilisateur de l’état du traitement de son courrier ou de ses envois

• Envoi de fichiers multi-destinataires via des points de dépôt (factures, convocations d’assemblée générale, bulletins de paie…)
• Envoi automatique des courriers vers le centre d’impression avec le fichier source et ses paramètres d’impression
• Pré-gestion automatique de l’enveloppe selon des règles métiers
• Génération d’un fichier de paramètres contenant les consignes d’impression, appels de bacs, insertion de fonds de page, ajout d’inserts, etc.
• Gestion des modes d’envoi postaux classiques ou recommandés (y compris la lettre recommandée électronique)
• Et bien plus encore : stockage, archivage électronique à valeur probante, mise à disposition via ScopMaster+, envoi vers coffres-forts électroniques, fonctions de validation, signature électronique avec ScopSign

Pour les clients, c’est l’assurance d’un travail de qualité, respectant les processus de l’entreprise et valorisant leur image de marque… tout en bénéficiant d’une réduction des coûts de traitement de 40 à 60 % (Source : Deloitte 2023).

Tout est sous contrôle !

Les solutions MPI Tech assurent un suivi précis des différents traitements via ScopTracking. Le prestataire visualise, pour chaque traitement et document, l’état d’avancement. Il peut également intervenir en cas d’erreur pour relancer un document bloqué ou recevoir une alerte en cas de problème (bac à papier vide, bourrage papier, etc.). En cas de courriers non distribués (PND), l’information est transmise pour corriger l’adresse et relancer l’envoi.

Côté finances, la solution ScopReport permet une comptabilisation fine des flux traités et envoyés, qu’ils soient postaux ou électroniques. Elle génère des rapports d’activité détaillés par client, selon les volumes traités (mensuellement, périodiquement, trimestriellement…). Ces rapports sont essentiels pour établir la facturation et assurer un suivi de la relation commerciale.

Convaincu ?

Choisir MPI Tech, c’est opter pour des solutions professionnelles, fiables et performantes, qui séduisent autant les clients que les équipes de production. C’est aussi faire le choix d’une équipe d’experts capable d’analyser les besoins et de créer l’architecture logicielle et métier qui correspond. Envie d’en savoir plus ? Recevoir une démonstration de nos solutions.

Les solutions de la Scop Software Suite™

La suite logicielle Scop est une plateforme modulaire permettant la prise en charge de chaque étape du processus d’impression ou de traitement documentaire.

• ScopIOM : Solution d’ordonnancement éditique, gestion des flux d’impression
• ScopSpooler : Solution de gestion des parcs d’imprimantes, routage de flux d’impression dynamique
• ScopFactory : Solution de composition batch ou interactive, mise en forme de documents et post-composition
• ScopReport : Solution de création de rapports d’activité : rapports par client, par type de documents, par type de courrier… Essentiel pour assurer un suivi et une facturation
• ScopTracking & TRL : Solution de suivi de production (avancement de traitement, erreurs…)
• ScopHybrid : Solution de création et d’envoi de courriers unitaires ou mailing
• ScopSubmit : Solution d’envoi de fichiers (spools) pour impression ou traitement (conversion, composition…)