DigiConnect™
Solution de Dématérialisation des Bulletins de paie
Le bulletin de paie électronique simple et facile
Fonctions clés : DigiConnect
Connexion avec le système d'information RH
DigiConnect se connecte facilement aux différents systèmes d’informations. En prenant en charge les flux de bulletins de paie directement en provenance des logiciels métiers RH, la solution agit de manière transparente sans interférer avec les processus métiers actuels. Pour se faire DigiConnect s’appuie sur le moteur d’ordonnancement développé par les équipes MPI Tech permettant de gérer des volumétries de flux très importantes, en garantissant stabilité et performance.
Gestion du processus d'adhésion
Le processus d’adhésion est au coeur de la problématique de la dématérialisation des bulletins de paie. Avant 2016, il était nécessaire d’obtenir l’accord du salarié avec la dématérialisation de son bulletin de paie. Depuis 2017, l’organisation peut proposer de sa propre initiative un premier bulletin de paie dématérialisé au salarié.
Dans ce cas, le salarié a le choix d’accepter tacitement la continuité de cet envoi ou bien de manifester son souhait de conserver son bulletin de paie en version papier. Une solution de gestion de ces pré-adhésions et adhésions, chaque mois, permet au service RH de l’organisation de suivre, modifier, ajouter et supprimer différentes adhésions ainsi que la liste des salariés concernés.
Ainsi, DigiConnect gère aussi bien l’envoi du bulletin de paie en version papier et en version dématérialisé. Dans le premier cas, les documents sont dirigés vers le centre d’impression de l’entreprise ou bien externalisé. Dans le second cas, le flux est dirigé directement dans les coffres-forts électroniques des salariés.
Un coffre fort numérique sécurisé
L’offre connecteur coffre-fort électronique repose sur un partenariat avec fort avec Digiposte, offre de coffre-fort électronique du groupe La Poste. Ainsi l’espace sécurisé proposé par La Poste est garant du respect des dernières normes de sécurité et d’archivage. À ce titre Digiposte respecte les normes d’archivage NFZ42-013, la certification ISO 27001, l’agrément tiers archiveur de la FnTC ainsi que l’agrément du Service Interministériel des Archives de France (SIAF).
Un accompagnement sur-mesure
La mise en place de la dématérialisation de paie relève d’un choix sociétal complexe dans la vie de l’entreprise. Le bulletin de paie est bien souvent sacralisé dans les organisations et la modification du mode de remise se heurte à des problématiques techniques, technologiques et personnelles. Aussi Digiposte, propose aux organisations son processus d’accompagnement sur mesure autour de la conduite du changement : Digicoach. Ce parcours se matérialise par des réunions d’informations et des temps de partage avec les décideurs et les salariés pour informé et convaincre le plus grand nombre.
Envie de lire toutes les informations sur cette solution au format PDF ?
Découvrir les fonctionnalités de DigiConnect
- Compatible avec l’ensemble des systèmes d’information de l’entreprise : financier, ressources humaines, administratif, marketing communication, etc.
- Gestion automatisée de l’adhésion des salariés au processus de dématérialisation. À tout moment un salarié peut faire le choix inverse de revenir à une version papier : dès le mois suivant, son choix est pris en compte.
- Analyse et traitement du fichier des bulletins de paie en provenance du système d’information RH. Selon les informations définies en amont, le fichier est découpé et dirigé vers le centre d’impression ou vers le coffre-fort électronique du salarié.
- Un système de génération de rapports permet de suivre en temps réel le bon déroulé du traitement des bulletins de paie. Ces rapports contiennent des informations en provenance du moteur d’ordonnancement ainsi que des coffres-forts électroniques : l’objectif est de garantir que chaque salarié reçoit en temps et en heure, et selon son choix, son bulletin de paie électronique.
- DigiConnect ne s’arrête pas qu’au traitement de flux de bulletin de paie. Il est possible d’envoyer tout document à vocation RH ou bien d’autres typologies de documents telles que des factures par exemple.
Alors que 95 % des salariés allemands et que 73 % des salariés anglais reçoivent leurs bulletins de paie en version électronique, la France peine à dépasser 40 %.
(source étude BPE Archimag)
DigiConnect : Bénéfices
Sécuriser la remise des bulletins de paie
Avec DigiConnect la sécurité des documents est garantie à travers un ensemble d’outils de vérification et de sécurisation des flux et des données. Ces données sont hébergées en France sur les serveurs de La Poste, respectant les normes de sécurité actuelles.
Réduction des coûts d'impression
La dématérialisation des bulletins de paie permet à l’organisation d’améliorer son empreinte écologique en réduisant voire en supprimant les impressions, la mise sous enveloppe et parfois l’envoi postal du bulletin. Ce sont donc des économies faciles en supprimant les imprimantes et les fournitures nécessaires à l’édition.
Amélioration de la marque employeur
Choisir la dématérialisation des bulletins de paie, c’est contribuer à améliorer la valeur perçue de l’entreprise sur le marché. Le contrôle de l’image et la transmission d’un message positif pour et autour de l’entreprise est un bénéfice indéniable pour la marque employeur.
Espace sécurisé disponible 7J/7
Digiposte héberge 100 % des données en France, garantit la confidentialité des données personnelles et assure la pérennité des documents avec un stockage à vie. Accessible depuis PC, Smartphone et tablette, Digiposte est disponible 7J/7, 24h/24. Chaque salarié peut, en plus de ses bulletins de paie, héberger ses factures, documents importants, contrats, photos personnelles… en ajoutant ses différents fournisseurs/interlocuteurs depuis son interface ou bien par envoi manuel.