Automatisation du courrier égrené :
comment un CHU centralise ses envois avec ScopHybrid
Simplifier le traitement du courrier égrené et sécuriser les échanges
Centraliser le courrier égrené pour simplifier les envois d’un CHU
« Les assistants administratifs peuvent désormais préparer et paramétrer leurs envois en quelques clics, directement depuis leurs applications bureautiques et médicales habituelles. Ils évitent ainsi des heures de tâches manuelles répétitives. »
– Responsable Administratif
Les enjeux : simplifier et centraliser la gestion du courrier égrené
Le CHU souhaitait remplacer une organisation fragmentée par un processus centralisé capable de prendre en charge les courriers papier comme les échanges électroniques sécurisés.
Plusieurs enjeux devaient être adressés :
- Réduire les tâches manuelles : limiter le temps consacré à l’impression, au pliage, à la mise sous enveloppe et à la préparation des envois.
- Centraliser les courriers issus de différentes applications : prendre en charge aussi bien les documents créés avec LibreOffice que ceux générés depuis les logiciels métiers utilisés par l’établissement.
- Optimiser les envois postaux : appliquer automatiquement les règles de traitement et d’optimisation postale.
- Améliorer la traçabilité : disposer d’une vue centralisée des envois, notamment des courriers recommandés, et retrouver facilement les preuves de distribution.
- Sécuriser les échanges électroniques : permettre la transmission numérique de documents confidentiels vers les professionnels de santé externes.
La Solution : automatiser le courrier égrené avec ScopHybrid™
Pour moderniser la gestion de ses communications sortantes, le CHU a déployé ScopHybrid, la solution de courrier hybride de MPI Tech.
ScopHybrid prend en charge les documents provenant des applications bureautiques et des logiciels métiers utilisés par l’établissement. Les différentes étapes de préparation et d’acheminement du courrier peuvent ainsi être intégrées dans un processus centralisé.
L’objectif : permettre aux utilisateurs de continuer à travailler depuis leurs applications habituelles, tout en automatisant les opérations réalisées après la création du document.
Préparer les courriers depuis les applications existantes
Les équipes administratives peuvent préparer et paramétrer leurs envois directement depuis leurs applications habituelles.
Une fois le document prêt, les règles définies par l’établissement pour son traitement et son acheminement sont appliquées dans le workflow.
Cette approche permet d’automatiser la gestion du courrier égrené sans imposer aux utilisateurs un changement majeur dans leurs habitudes de travail.
Centraliser les impressions et la mise en production
Lorsqu’un document doit être envoyé au format papier, il est automatiquement dirigé vers le centre d’impression interne.
Au lieu d’imprimer et de préparer chaque courrier individuellement dans les différents services, le CHU peut ainsi centraliser sa production et mieux exploiter son infrastructure d’impression.
Cette organisation contribue également à limiter le recours aux imprimantes individuelles et à rationaliser les coûts associés à la production des courriers.
Sécuriser les échanges électroniques avec APICrypt
Pour les communications électroniques, ScopHybrid s’intègre à APICrypt afin d’assurer la transmission sécurisée des documents de santé vers les professionnels externes.
L’établissement peut ainsi intégrer les échanges électroniques confidentiels dans son processus de gestion du courrier tout en répondant à ses exigences de sécurité et de confidentialité.
Suivre les courriers depuis une interface centralisée
Un tableau de bord centralisé permet aux équipes de suivre l’état des envois, de contrôler les courriers recommandés et de retrouver les preuves de distribution depuis une interface unique.
Le CHU bénéficie ainsi d’une meilleure visibilité sur l’ensemble de ses communications sortantes.
Les bénéfices obtenus : moins de tâches manuelles et une meilleure maîtrise des envois
Avec ScopHybrid, le CHU transforme la gestion quotidienne de son courrier égrené en un processus centralisé, automatisé et traçable, couvrant les communications papier et électroniques.
- Moins de tâches administratives répétitives : les équipes consacrent moins de temps à l’impression et à la préparation manuelle des courriers.
- Des processus plus fluides : les documents issus de différentes applications peuvent rejoindre un workflow commun de traitement et d’envoi.
- Une meilleure maîtrise des coûts : la centralisation des impressions permet de rationaliser l’utilisation des équipements et de limiter les impressions réalisées individuellement dans les services.
- Des échanges électroniques sécurisés : l’intégration avec APICrypt permet d’intégrer la transmission numérique de documents confidentiels au processus documentaire.
- Une meilleure traçabilité : les équipes disposent d’une vue centralisée sur les envois et peuvent suivre plus facilement le statut des courriers, notamment des recommandés
Automatiser le courrier égrené sans bouleverser les habitudes des utilisateurs
La gestion du courrier égrené reste une activité quotidienne importante pour de nombreux établissements de santé. Lorsqu’elle repose sur des opérations manuelles réalisées séparément dans chaque service, elle peut mobiliser du temps, multiplier les processus et compliquer le suivi des envois.
Avec ScopHybrid™, les organisations peuvent centraliser la préparation, la production, l’envoi et le suivi de leurs courriers papier et électroniques, tout en s’appuyant sur leurs applications existantes.
Une approche qui permet d’automatiser les processus documentaires sans complexifier le quotidien des utilisateurs
* Hébergement de données de Santé (HDS) : ce terme désigne un cadre réglementaire spécifique au marché français qui encadre le stockage et le traitement des données de santé à caractère personnel. Mis en place par l’Agence du Numérique en Santé (ANS), ce dispositif vise à garantir la sécurité, la confidentialité et la traçabilité des données médicales.
