Automatisation du Traitement des Courriers
Comment transformer les processus documentaires et l’externalisation des flux éditiques ?
Modernisation digitale et rationalisation des coûts dans le secteur publique
« Avant cette transformation, la gestion de nos courriers était lourde, morcelée et coûteuse. Aujourd’hui, grâce à ScopSaas™, nous bénéficions d’un flux totalement automatisé, depuis la génération jusqu’à l’envoi et l’archivage des documents. Nous avons observé une réduction significative des délais et des coûts d’envoi, tout en améliorant notre conformité réglementaire. »
– Responsable Administratif
Le défi du client : moderniser un processus critique et coûteux
Cette administration était confrontée à de nombreux défis : gérer un volume important de convocations, notifications et accusés de réception tout en étant capable de s’affranchir des opérations de traitement manuel des courriers qui entraînait des surcharges pour les équipes, des coûts élevés (impression, affranchissement, manutention) et un risque accru d’erreurs.
Enjeux organisationelles et financiers
La charge importante pour les équipes constituait l’obstacle principal, mobilisant de nombreuses ressources sur des tâches répétitives et chronophages. Cette situation limitait la capacité des agents à se concentrer sur des missions stratégiques. Les coûts élevés d’impression, d’affranchissement et de manutention impactaient significativement le budget opérationnel. Ces dépenses récurrentes représentaient une charge budgétaire non optimisée dans un contexte de rationalisation des dépenses publiques. Les risques d’erreurs humaines inhérents au traitement manuel menaçaient la qualité du service public et pouvaient générer des contentieux administratifs coûteux
Enjeux de conformité et de modernisation
L’absence de traçabilité fiable des envois compliquait le respect des obligations réglementaires. La multiplicité des sites et des pratiques entraînait des procédures hétérogènes difficiles à harmoniser. Dans ce contexte, l’administration devait rationaliser ses processus et s’engager pleinement dans la transition numérique.
La Solution proposée : ScopSaaS et externalisation des flux d’impression
MPI Tech a mis en place une solution complète d’automatisation des courriers, reposant sur sa plateforme cloud ScopSaaS™, certifiée HDS*, et sur une prestation éditique externalisée. Cette architecture sécurisée assure une intégration fluide avec les applications métiers existantes, sans perturber les pratiques établies. Le workflow est entièrement automatisé : grâce à ScopHybrid™, les utilisateurs génèrent directement leurs courriers depuis l’application métier, supprimant les saisies multiples. ScopSubmit™ prend ensuite le relais pour regrouper, indexer et marquer les documents, garantissant un suivi précis des opérations de mise sous pli.
Enfin, ScopSign™ sécurise la validation électronique à plusieurs niveaux, avec un suivi en temps réel et des relances automatiques, renforçant la fiabilité du processus.
La distribution multicanale offre une double possibilité : le transfert normalisé vers le prestataire éditique, qui se charge de l’impression, de la mise sous pli et de l’affranchissement, ou l’envoi électronique sécurisé, permettant de réduire significativement les délais et les coûts de distribution. L’archivage est également automatisé dans la GED, avec recherche avancée et accès sécurisé selon les profils, garantissant la traçabilité et le respect des exigences réglementaires.
Les bénéfices obtenus : une transformation mesurable du service publique
La mise en place de cette solution a profondément transformé le fonctionnement de l’administration. L’automatisation complète du processus d’envoi a supprimé les tâches manuelles, libérant les agents pour des missions à plus forte valeur ajoutée. Les coûts d’impression, d’affranchissement et de matériel ont été considérablement réduits, tout en améliorant la qualité de service grâce à une fiabilité accrue et une traçabilité totale des envois.
La solution apporte également une grande flexibilité : les volumes peuvent être ajustés selon les besoins, et la plateforme s’adapte facilement aux évolutions réglementaires. Enfin, la sécurité et la conformité sont renforcées par l’hébergement HDS et par un suivi rigoureux des validations. Cette modernisation contribue aussi à la réduction de l’empreinte environnementale, grâce à l’optimisation des flux et à la diminution du transport et de la consommation de ressources.
* Hébergement de données de Santé (HDS) : ce terme désigne un cadre réglementaire spécifique au marché français qui encadre le stockage et le traitement des données de santé à caractère personnel. Mis en place par l’Agence du Numérique en Santé (ANS), ce dispositif vise à garantir la sécurité, la confidentialité et la traçabilité des données médicales.
