Dématérialisation des factures :
Optimisation des délais de 70 %
Comment une entreprise industrielle a transformé la gestion de ses factures avec Scop Software Suite™ ?
« Grâce à Scop Software Suite, nous avons
réussi à transformer un processus autrefois
désorganisé en un flux parfaitement structuré
et optimisé. Cette meilleure maîtrise a
contribué à réduire significativement les
pénalités de retard, renforçant ainsi notre
efficacité opérationnelle. »– Responsable Comptable
Le Challenge:
Le traitement manuel des factures, basé sur la saisie et la validation papier, entraînait des délais allant jusqu’à quinze jours. Cette lenteur affectait la trésorerie et compliquait le respect des échéances de paiement.
L’absence de traçabilité en cas de litige exposait l’entreprise à des risques financiers, tandis que la surcharge de travail des équipes comptables, notamment lors des clôtures, favorisait erreurs et retards.
Ces difficultés se traduisaient par des pénalités récurrentes et fragilisaient la relation avec les fournisseurs.
La Solution proposée
La mise en œuvre de Scop Software Suite a permis de repenser intégralement le flux de facturation, en introduisant une automatisation intelligente à chaque étape. Dès leur réception, les factures sont collectées automatiquement via une boîte mail dédiée ou numérisées grâce à des équipements connectés. Cette centralisation a supprimé les manipulations multiples et limité les risques de perte de documents.
Les données essentielles (fournisseur, montant, numéro de commande) sont ensuite extraites avec précision grâce à la technologie OCR et indexées de manière homogène. Ce traitement est complété par des contrôles automatisés qui rapprochent en temps réel les factures des bons de commande et signalent toute anomalie avant la validation.
Un workflow orchestre le processus d’approbation en fonction des règles métiers de l’entreprise : circuit hiérarchique, niveau de validation, affectation par centre de coûts. Les responsables disposent d’une visibilité en temps réel, tandis que des relances automatiques évitent tout blocage.
Enfin, une fois validées, les données sont intégrées directement dans l’ERP, garantissant une comptabilisation rapide et sans ressaisie. Les factures sont archivées électroniquement dans une GED sécurisée, conforme aux exigences légales. L’accès multicritère, la recherche rapide et la génération de rapports offrent une traçabilité complète et facilitent la préparation des audits.
Grâce à cette architecture, la solution a su s’intégrer sans rupture dans l’environnement existant tout en apportant une nouvelle dimension stratégique à la gestion comptable : plus de fluidité, plus de transparence et un pilotage renforcé.
Les Bénéfices
Les résultats de cette transformation sont multiples et durables. Le premier gain, immédiatement mesurable, est la réduction de 70 % des délais de traitement : le cycle complet, auparavant de quinze jours, se limite désormais à 48–72 heures. Cette rapidité a fluidifié la trésorerie et permis de sécuriser les délais de paiement fournisseurs.
La traçabilité totale renforce la transparence et la fiabilité du processus : chaque étape est horodatée, validée et consultable, ce qui a considérablement réduit les litiges et donné une visibilité accrue au service financier.
L’automatisation des relances a supprimé les retards liés aux validations manuelles, renforçant la ponctualité et la crédibilité de l’entreprise auprès de ses partenaires.
Sur le plan organisationnel, la centralisation des flux et la suppression des tâches répétitives ont transformé le quotidien des équipes. Désormais libérés de la saisie et du suivi manuel, les collaborateurs peuvent se concentrer sur des missions stratégiques comme l’analyse financière, le contrôle de gestion ou l’optimisation budgétaire. Cette évolution a contribué à un climat de travail plus serein, réduisant le stress en période de clôture.
Sur le plan financier, la diminution des pénalités de retard, la suppression des erreurs de paiement et la meilleure maîtrise des délais ont produit un effet direct sur la rentabilité. L’entreprise a constaté un retour sur investissement rapide dès la première année, avec un gain durable sur ses charges opérationnelles.
Cette transformation a renforcé la posture stratégique de la fonction comptable. En s’appuyant sur des outils fiables, l’entreprise dispose désormais de données consolidées, exploitables pour le pilotage et la prise de décision. Elle a également amélioré son image auprès de ses fournisseurs, qui bénéficient de règlements plus rapides et d’un traitement plus professionnel.
