Création et envoi de courriers depuis son poste de travail, sans se déplacer

Cas d’usage – Birmingham City Council

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Des courriers postaux partout

Avec plus d’un million de courriers imprimés en local avec une multitude d’enveloppes différentes, les dépenses relatives à l’impression et l’affranchissement représentent un budget très important pour le Birmingham City Council.

Le Birmingham City Council est
l’organe gouvernemental en charge
de la ville de Birmingham
(le plus grand Council du Royaume-Uni).

Problématique

Le Birmingham City Council envoie chaque jour un nombre important de courriers à destination de ses administrés autour de ses différents périmètres : cela peut être des courriers d’information, de gestion, de facturation, de relances, des courriers relatifs à des impayés…

Chaque jour, les salariés utilisent des imprimantes locales (MFP) et mettent sous pli manuellement des centaines de courriers. Cette tâche est évidemment très chronophage.

Cette situation s’est renforcée avec la crise sanitaire du COVID-19. Les salariés, contraints de télétravailler, ne pouvaient plus accéder aux imprimantes et aux machines de mise sous pli, ce qui laissait des demandes d’administrés sans réponse.

Il était donc devenu urgent de trouver une solution permettant à la fois de réaliser des économies durables, d’optimiser le temps passé à la réalisation des courriers, mais aussi, en phase avec l’actualité, d’être accessible depuis les domiciles des télétravailleurs. Et tout ceci en garantissant un accès fiable et performant pour les utilisateurs.

Birmingham City Council



120 conseillers



7 000 employés



1 000 000 d’administrés



+1 million de courriers

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« ‘Press to Post’ Hybrid Mail a permis à nos employés d’imprimer et d’expédier leur correspondance, tout en travaillant à distance ou au bureau sans accès aux imprimantes locales. Cette solution nous a permis d’assurer la continuité des activités pour les citoyens de Birmingham pendant le COVID19 et continuera d’être le modèle opérationnel lorsque la pandémie sera terminée. »

-Karen Price, directrice des opérations, conseil municipal de Birmingham

Solution proposée

Birmingham City Council a retenu la proposition de MPI Tech avec la solution de création et d’envoi de courriers ScopHybrid ainsi que le moteur d’ordonnancement ScopIOM.

ScopHybrid permet aux conseillers municipaux de créer et d’envoyer leurs courriers depuis leur poste de travail, ou en télétravail, sans se déplacer. Ces derniers sont directement envoyés au centre de production en interne où ils seront imprimés, mis sous pli et envoyé. 54 centimes sont économisés à chaque pli envoyé.

En plus des économies réalisées, le Council bénéficie de fonctions supplémentaires telles que l’ajout d’annexes ou d’inserts, la gestion des fonds de page directement depuis la solution, des fonctions de validation et de signatures, une normalisation de la zone d’adresse, etc.

Utilisé une solution professionnelle telle que ScopHybrid est aussi l’assurance de voir chaque courrier parfaitement réalisé, en respect avec la charte graphique interne. Au-delà de ces avantages, ScopHybrid a été une réponse pragmatique et rapide à une problématique en lien avec la crise sanitaire mondiale.

Déployée en seulement 2 semaines, la solution traite, dès ses débuts, des centaines de lettres chaque jour, ce qui permet aux employés de répondre aux demandes des citoyens et de rester réactifs pendant cette période. Chaque document est ensuite pris en charge par ScopIOM, qui se charge d’ajouter les codes-barres de suivi et de contrôle et crée des travaux d’impression par lots envoyés directement aux périphériques d’impression de production. Les courriers sont ensuite produits et pris en charge par les services postaux.

Découvrir comment nos solutions peuvent vous aider

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