ScopTRL™ optimise les coûts postaux

Ordonnancer son production et réduire ses dépenses

Optimisation courier
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ScopTRL : Réduire ses coûts postaux

L’évolution des tarifs postaux de ces dernières années incite les entreprises à tenter de contenir ou de réduire ce poste de dépenses. Entre la nécessité de structuration des flux et processus au cœur de l’entreprise et la complexité des règles et normes postales existantes, il est très compliqué pour une société de mettre facilement en place un mode opératoire optimal.

ScopTRL en association avec l’ordonnanceur de flux ScopIOM garantit une prise en compte de tous les flux postaux et permet un retour sur investissement facilement calculable et atteignable.

Que l’entreprise possède un centre d’impression ou que cette tâche soit externalisée, nous accompagnons nos clients dans la mise en place de solutions d’optimisation des coûts d’impression et des frais postaux.

Fonctions clés : ScopTRL

Un moteur de conversion des flux d'impression

ScopTRL permet la conversion des fichiers d’impression en format facilement interprétable par ses imprimantes: AFP, PostScript, PDF, PCL, Metacode… ScopTRL prend en charge tous les fichiers métiers et les rend compatibles tout en conservant l’intégrité des données et l’esthétique du document.

Enrichissement documentaire

Derrière ce terme se trouve l’étape de post-composition: c’est la mise en forme finale, les ajouts particuliers, les ajouts de données pour faciliter les impressions et la mise sous pli (code OMR, data-matrix…).  Le document est alors fin prêt pour son impression.

Tri, regroupement, lotissement

Chaque fichier est analysé et traité pour optimiser le nombre de plis (enveloppe) à produire. Par exemple: avons nous 2 documents destinés à la même personne ? La solution analyse les flux, et les regroupe. ScopTRL possède des fonctionnalités métier avancées dans l’expertise du courrier et de l’affranchissement.

Une vision globale de sa production

ScopTRL met aussi à disposition des fonctionnalités d’accounting et de reporting. Ainsi un responsable de centre de production peut avoir une vision globale de sa production ainsi que des rapports d’activité précis permettant d’isoler des machines sous-utilisées, des volumétries trop ou trop peu importantes, etc.

Fonctionalités scoptrl

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Schéma scoptrl

Fonctionnalités de ScopTRL

  • Ordonnancement, planification, accounting/reporting, gestion de spools et d’imprimantes, supervision, pilotage par Workflow, purge automatique et contrôle d’accès et gestion de groupes.
  • Suppression des contenus inutilisables comme un code à barre non valable ou des marques de mise sous pli qui ne sont plus exploitées
  • Modification de la mise en forme du document (par l’ajout de la couleur par exemple)
  • Enrichissement par ajout de nouveaux objets comme par exemple de nouvelles marques de mise sous pli pour s’adapter à une nouvelle machine
  • Génération des documents dans un autre format de sortie (ex : pour s’adapter à une nouvelle imprimante, en AFP, PCL, PS ou en PDF pour de la consultation)
  • Tri, regroupement et lotissement des différents documents destinés à l’envoi postal. Tri par code postal, regroupement sous une même enveloppe des lettres pour un même destinataire, création de plusieurs règles de lotissements (poids de la lettre, lettre Eco’Pli…).
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Avec une augmentation du prix du courrier de 8.5 % par an depuis 6 ans, l’utilisation d’une solution professionnelle pour l’impression, la mise sous pli et l’envoi postal devient essentielle.

Bénéfices scoptrl

ScopTRL : Atouts principaux

Une solution globale de gestion des impressions et courriers

ScopTRL avec son moteur d’ordonnancement ScopIOM et ses fonctionnalités avancées de conversion et d’enrichissement documentaire, offre une solution globale pour gérer l’intégralité des flux métier (fichiers et documents transactionnels) en provenance des systèmes informatiques et des services administratifs.

Optimisation des budgets d'affranchissement

Les coûts d’affranchissement ont progressé de plus de 20 % en 2 ans. Opter pour une solution d’optimisation de ces coûts permettra un retour sur investissement rapide. ScopTRL peut s’interfacer avec tout type de contrat postal et prendre des formats d’envoi divers (écopli, lettre prioritaire, lettre recommandée…).

Maîtrise de la production

En association avec d’autres technologies métier très puissantes, ScopTRL s’adapte parfaitement à l’infrastructure et aux problématiques, pour fournir une solution globale de maîtrise de la production des documents.

Evolutivité

Avec ScopTRL, il est possible d’intégrer les flux métiers progressivement. Le logiciel s’adapte à l’activité de l’utilisateur et à ses souhaits. Selon la stratégie envisagée et les volumes à traiter, il est aussi possible d’externaliser toutes les impressions chez nos différents partenaires.

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