ScopHybrid™

Solution de Création et d’Envoi de Courriers

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Transformer ses courriers en
une communication client percutante

La création et l’envoi d’un courrier en entreprise est un procédé long et fastidieux. Entre la création du courrier, son édition, sa mise en enveloppe et son envoi, chaque étape est source d’erreurs. S’appuyer sur une solution professionnelle de création et d’envoi de courriers, c’est faire le choix de limiter ces contraintes, d’améliorer l’image de l’entreprise au travers de procédés techniques et graphiques professionnels et de faire un vrai choix économique.

ScopHybrid permet via une meilleure maîtrise des documents sortants, une uniformisation et l’amélioration de l’image de l’entreprise. Les courriers réalisés respectent la charte de l’entreprise ainsi que les règles postales officielles. ScopHybrid, c’est la certitude de réduire le coût d’envoi unitaire de 20 à 30 centimes.

Fonctions clés : ScopHybrid

Envoi du document avec une imprimante virtuelle

ScopHybrid accompagne ses utilisateurs dans la création et l’envoi des courriers à l’aide de sa compatibilité avec toutes les suites logicielles bureautiques : Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, etc. Chaque logiciel d’édition de texte avec une fonctionnalité d’impression peut communiquer avec ScopHybrid.

Accessibilité partout et tout le temps

ScopHybrid est accessible sur PC, tablette et smartphone. Un simple navigateur internet suffit pour se connecter. Les interfaces ont été pensées pour s’adapter à tous les terminaux mobiles. Avec ScopHybrid, on peut se connecter sans limite, depuis le lieu de travail ou depuis le domicile pour les télétravailleurs.

Configuration d'un courrier en quelques clics

ScopHybrid accompagne l’utilisateur dans le paramétrage de son courrier avec de multiples choix : recto/verso, couleur, ajout d’annexes, insertion d’un fond de page ou appel à un pré imprimé avec son logo, etc. En quelques clics, à l’aide de la solution, le courrier est défini et est prêt à être envoyé.

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Suivi des courriers importants

ScopHybrid permet l’envoi de courriers recommandé en version papier ou en électronique (Lettre Recommandée Electronique – LRE). À chaque étape du processus, on est informé de l’avancée du courrier dans un tableau de bord dynamique accessible facilement.

Fonctionalités scophybrid

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Schéma scophybrid

Découvrir les fonctionnalités de ScopHybrid

  • Créer et envoyer ses documents depuis un logiciel de traitement de texte habituel, aucune configuration particulière n’est nécessaire.
  • Définir ses modèles de courriers et envoyer ses courriers très simplement depuis un navigateur web.
  • On peut faire valider ses courriers les plus importants avant envoi. Un système de notification informera l’utilisateur si le courrier est bon pour le départ.
  • Créer ses groupes de travail, de créateurs de courriers aux validateurs, selon la structure de l’entreprise. Chaque service verra alors ses courriers sans interférer avec l’autre service.
  • Une fois ses courriers réalisés, ils sont transmis au centre d’impression de l’entreprise ou vers un prestataire d’impression, partenaire des envois courriers.
  • Tout au long du processus, l’utilisateur peut suivre ses envois, ses courriers validés ainsi que les éventuels retours depuis une interface web dynamique et adaptable aux smartphones et tablettes.
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« ‘Press to Post’ Hybrid Mail a permis à nos employés d’imprimer et d’expédier leur correspondance, tout en travaillant à distance ou au bureau sans accès aux imprimantes locales. Cette solution nous a permis d’assurer la continuité des activités pour les citoyens de Birmingham pendant le COVID-19 et continuera d’être le modèle opérationnel lorsque la pandémie sera terminée. »

-Karen Price, directrice des opérations, Conseil Municipal de Birmingham

Bénéfices scophybrid

ScopHybrid : Bénéfices

Accélération de l'envoi des courriers

ScopHybrid facilite l’envoi de ses courriers en nous soulageant des tâches administratives longues et peu valorisantes. L’utilisateur crée et envoie ses courriers depuis son poste de travail, et en un clic on passe au courrier suivant.

Réduction des dépenses

ScopHybrid permet de réduire drastiquement ses budgets de fournitures (papier, enveloppe), d’impression (en évitant d’utiliser des imprimantes locales, chères et peu productives) et d’affranchissement en bénéficiant des tarifs d’affranchissement industriels. En moyenne, chaque courrier, voit son coût de production réduit de 30%.

Professionnalisation des envois

ScopHybrid garantit la réalisation d’un courrier de qualité professionnelle : l’impression, le pliage, l’apposition de l’adresse et la mise sous pli sont autant d’opérations minutieuses qui, une fois mécanisée, sont réalisées à la perfection. ScopHybrid respecte la charte graphique d’entreprise en utilisant des modèles de courriers définis au préalable et respectant les choix et contraintes définis.

Au centre de la communication client

ScopHybrid se positionne comme une solution centrale au sein de l’organisation. Bénéficiant de la puissance de la suite Scop Software™, ScopHybrid peut envoyer des communications papier mais aussi électroniques et conserver tout envoi dans un système de gestion électronique de documents (GED) voire d’archivage électronique à valeur probante.

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