ScopMaster+™

Solution de Gestion électronique des documents

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Gestion électronique des documents : l’information au cœur de l’entreprise :

 

La centralisation de l’information en provenance des différents systèmes d’information est primordiale. Casser la notion de silos entre les différents services de l’entreprise permet de rendre transversale l’approche documentaire. Un document s’inscrit dans un processus. Une vente fait appel à un devis, un bon de commande, une facture et un bon de livraison. Ces documents doivent être liés pour créer une Communication Client performante.

Dans les entreprises, les salariés perdent plus de 7h30 par semaine à chercher un document ou une information (Source : AIM). Plus d’un décideur sur 5 déplore des difficultés pour accéder à rechercher de l’information (Source : Archimag). En effet, les sources de données sont très nombreuses (outils métier, CRM, ECM, serveur d’entreprise, extranet, disque dur local…). La centralisation de l’information dans un système de Gestion Electronique de Documents, avec des fonctions performantes de recherche et de visualisation instantanée, permet de réduire ce temps considérablement.

Fonctions clés : ScopMaster+

Centralisation documentaire

ScopMaster+ facilite la centralisation des documents de l’entreprise. Chaque système d’information envoie ses documents directement à ScopMaster+ qui se charge de les indexer et de les mettre à disposition des utilisateurs, qu’ils soient dans l’entreprise ou à l’autre bout du monde.

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Accessible partout et tout le temps

ScopMaster+ est accessible sur PC, tablette et smartphone. Un simple navigateur internet suffit pour se connecter. Les interfaces ont été pensées pour s’adapter à tous les terminaux mobiles. ScopMaster+ est accessible partout, sans limite, depuis le lieu de travail ou depuis chez soi.

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La bonne information en un clic

ScopMaster+ utilise un principe de modèles d’indexation pour définir les valeurs essentielles contenues dans le document. Une indexation intégrale du texte est également effectuée pour permettre de retrouver toute information contenue (une mention, un libellé, un titre, etc.). ScopMaster+ est compatible avec l’ensemble des fichiers bureautiques : Adobe PDF, Microsoft Office™, LibreOffice, OpenOffice®, etc.

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Archivage des documents importants

ScopMaster+ conserve les documents importants. Il est également possible d’archiver légalement les documents les plus importants. Dans ce cas, les archives sont confiées au leader de l’archivage électronique en France : Arkhineo, la Business Unit Archivage de Docaposte.

Fonctionalités scopmaster+

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Schéma scopmaster+

Découvrir les fonctionnalités de ScopMaster+

  • Compatible avec l’ensemble des systèmes d’information de l’entreprise : financier, ressources humaines, administratif, marketing communication, etc.
  • 1 organisation sur 4 ne permet pas à ses salariés d’accéder à l’information à distance. ScopMaster+ est accessible 24h/24h et 7J/7J, du bureau ou à distance, d’un ordinateur ou depuis un smartphone.
  • Prise en charge de tous les fichiers bureautiques en un seul point avec des fonctionnalités avancées de recherches et de filtrages. ScopMaster+, c’est la bonne information en un clic !
  • Une gestion des droits intelligente qui permet de donner accès à certaines typologies de documents selon certaines conditions. 
    Exemple : En tant que dirigeant, je souhaite que seule la personne responsable RH puisse voir les bulletins de salaire des cadres et dirigeants.
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Réduction du temps de recherche des documents par 4 avec ScopMaster+

(étude utilisateur 2022)

Bénéfices scopmaster+

ScopMaster+ : Bénéfices

Au cœur de l'entreprise

ScopMaster+ accompagne la vie des salariés dans l’entreprise. En effet, la solution, transversale à tous les systèmes d’informations, permet de centraliser les documents en un point de consultation unique. Selon les besoins, il est possible de compartimenter l’information selon les services ou les utilisateurs. ScopMaster+ permet alors de s’affranchir des multiples outils métiers de stockage d’informations : serveur local, hébergement cloud, Drive d’entreprise, etc.

Gain de temps pour les collaborateurs

La recherche d’informations en entreprise est très chronophage. 84 % des salariés estiment perdre du temps à chercher la bonne information. ScopMaster+ permet aux collaborateurs, au travers de fonctionnalités de recherches intelligentes, d’optimiser ce temps. La solution s’affranchit de la notion de « silos » documentaires en permettant de chercher l’information dans tous les services, départements, entités, etc. Cette fonctionnalité paramétrable à volonté s’adapte aux besoins de l’organisation et de ses utilisateurs.

Travail collaboratif

ScopMaster+ propose un ensemble d’outils pour travailler en communauté sur les documents. Un système de notes avec une capacité de supervision permet notamment de travailler en collaboratif.

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Sécurisation des informations critiques

Comment conserver les documents les plus importants dans un environnement sécurisé ? ScopMaster+ propose l’archivage électronique à valeur probante des documents. Pour se faire, ScopMaster+ s’appuie sur l’offre d’Arkhineo, filiale de Docaposte, Groupe La Poste. Arkhineo protège les documents essentiels : factures, contrats, bulletins de paie, etc. en respectant les normes légales d’archivage électronique : NF Z42-013, NF 461, ISO 27001, eiDAS, HDS, SOC 2 et SOC 3.

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