Gestion électronique des documents – ECM
Solution de Gestion électronique des documents et des contenus
La GED et l’ECM au centre de l’entreprise
Une GED ? Un ECM ?
Quelles différences ?
La Gestion Électronique des Documents ou GED regroupe l’ensemble des documents produits par un système d’information. Présente au sein des entreprises, la production peut prendre différentes formes : documents internes, documents pivots (relatifs à l’identité de l’entreprise), documents vivants (commerciaux, administratifs, échanges divers avec les clients, partenaires…) et les documents archivés (pour conservation).
L’ECM apporte la notion de processus et d’objectifs. L’ECM aide les entreprises dans le classement des documents hétérogènes au sein d’une organisation structurante, multi-entrées, permettant d’optimiser le temps de recherche d’une information et de gérer ces documents et ces données.
Comment optimiser la gestion
des données et des documents ?
Centralisation des informations
Nos logiciels permettent de mettre en lien des systèmes d’informations et des sources de données hétérogènes dans l’objectif de réunir en un point unique l’accès à l’information. L’interopérabilité des SI et la centralisation des informations en provenance des applications métiers sont essentielles.
Développer une intelligence documentaire
Spécifier des processus particuliers, faire appel à des processus automatisés sont autant d’actions possibles dans les systèmes de gestion de documents et de données. En libérant des tâches inutiles, les collaborateurs se concentrent sur l’essentiel.
Les documents sont vivants
L’ECM se positionne au centre de l’entreprise et permet aux utilisateurs d’aller consulter ou d’utiliser le fond documentaire mis à disposition pour l’élaboration de communications client. Souple et adaptable, la solution d’ECM permet à chaque utilisateur de créer son environnement personnel.
Un outil de communication
Partager des notes sur un documents, avertir quand une modification a été effectuée ou collaborer ensemble sur une demande client sont autant d’actions réalisables avec une solution de GED et ECM. Pour les clients, c’est aussi un ensemble d’outils pour créer des communications percutantes.
Le pilier des communications entrantes et sortantes
Une démarche ECM comporte de nombreux avantages
La gestion des documents est cruciale pour une entreprise. Une démarche ECM (gestion de l’information en entreprise) comporte de nombreux avantages pour l’entreprise et son environnement.
La centralisation des documents et l’organisation des processus permettent de réduire considérablement le temps de recherche et génère ainsi des économies notables. Cela permet également une meilleure intelligence collective et un travail collaboratif plus efficace, améliorant la satisfaction client.
En outre, une solution d’ECM offre des outils de communication avec les clients, des processus de communication clairs et précis répondant à des besoins définis. Tous ces documents sont stockés, conservés et archivés conformément aux exigences légales en matière d’archives électroniques.
Et accompagne le quotidien des entreprises
Que ce soit à travers des moyens d’automatisation avancés des tâches récurrentes (RPA) ou à l’aide de processus décisionnels et métier précis, il est facile de simplifier la vie des collaborateurs avec une solution d’ECM-GED.
L’apport de fonctionnalités issues de l’intelligence artificielle (IA) est un réel gain de temps face aux tâches chronophages. En effet, les outils d’ECM-GED permettent de simplifier la vie des collaborateurs en automatisant les tâches récurrentes et en améliorant les processus décisionnels. Les fonctionnalités d’IA, comme l’analyse automatique des demandes entrantes, permettent de gagner du temps sur les tâches chronophages.
Une solution d’ECM-GED c’est aussi un point central d’accès à toutes les informations relatives à un client ou un projet, permettant une meilleure prise en charge des dossiers.
Le saviez-vous ?
La mise en œuvre d’une solution d’ECM est une révolution dans l’entreprise
Bien intégré, son retour sur investissement est estimé à moins de 18 mois.
Logiciels associés
La recherche d’une solution pour gérer des données et des documents est crucial pour l’entreprise. Comment centraliser l’ensemble des documents et des données ? Comment réduire les tâches chronophages et répétitives?
Nos solutions de gestion des documents et des impressions permettent de faciliter la circulation des flux au sein des organisations.
ScopIOM™
Solution d’ordonnancement des flux documentaires et d’impression
ScopMaster+™
Solution de gestion électronique des documents
ScopSubmit™
Solution d’envoi et de traitement de fichiers