Création & envoi des courriers
Optimisation des envois de courriers unitaires & industriels
Comment réduire les coûts d’affranchissement
de 20 % à 30 % ?
Gérez tous les courriers simplement
Si les courriers représentent des volumétries importantes par jour ou bien si ils ne se comptent que sur les doigts d’une main, il est important de rechercher une solution simple et efficace pour gérer cette contrainte.
Trop d’impressions, trop de complexité, trop de paperasse, trop de budget… Lorsqu’un service administratif doit réaliser la création et l’envoi de courriers, les personnes en charge appréhendent toujours ces étapes peu valorisantes et très chronophages.
Le respect des contraintes postales est devenu aujourd’hui une vraie problématique :
- Obligation de respect des formats postaux,
- Respect de l’affranchissement,
- Optimisation des taux de délivrabilité du courrier
- …et une situation anxiogène pour les services concernés.
Découvrons ensemble une solution globale de gestion de courriers
Une solution simple…
pour des problémes complexes !
Une offre globale
Quelques courriers par mois ou des centaines ? Chaque projet a une solution. Nos équipes accompagnent au quotidien des entreprises de toute taille dans la gestion et l’envoi de leurs courriers.
Un objectif de ROI défini
Les budgets affranchissement explosent ces dernières années. En choisissant une solution professionnelle, c’est la garantie de réduire ses coûts d’envoi et d’atteindre un retour sur un investissement très rapidement.
Une gestion fine
Les courriers sont complexes, multi pages, avec inserts, fonds de page, page porte adresses… Pour toutes ces raisons, nous gérons tous ces cas de figure. Les communications doivent être à l’image de l’entreprise : percutante et performante.
Accessible partout
Suivre l’évolution du traitement des courriers est très important. Comment être alerté en cas de défaillance dans le centre d’impression ? Nos solutions alertent en cas de problème et permettent un suivi en temps réel des envois.
Solutions pour les courriers industriels…
Les grandes règles édictées par La Poste imposent à l’entreprise d’adapter son centre de production et d’intervenir sur ses flux pour se mettre en conformité. Les informations contenues dans les documents sont, avant toute opération d’impression, indexées pour être utilisées en production. Lors de la création du document, l’intervention d’un moteur de composition dans le processus de fabrication permet l’apposition de certaines informations essentielles : QR Code, DataMatrix, code OMR…
Ces documents sont par la suite envoyés au centre d’impression et de mise sous pli. Les différentes machines présentes dans le centre de production utilisent les informations contenues dans les documents pour mettre en place les règles d’optimisation postale. Ainsi les documents destinés à être envoyés à une même personne sont regroupés et placés dans une même enveloppe selon des règles métier précises (poids, nombre de feuilles).
Les règles postales obligent également à respecter un tri des plis par Département ou bien d’effectuer un envoi Toute France. Ce choix dépend notamment du respect des volumétries minimales pour procéder à l’envoi.
Lorsque toutes ces règles sont respectées et que les courriers sont pris en charge par La Poste, les bénéfices tarifaires sont estimés entre 20 % et 30 % par envoi. Ceci dépend notamment du type d’envoi (prioritaire ou non, recommandé).
mais aussi pour les courriers égrenés !
Les courriers individuels (ou égrenés) générés par les différents services administratifs ou marketing impactent fortement les budgets de fonctionnement des services. En effet, la production d’un courrier individuel dans un environnement non dédié mène à une explosion du coût unitaire.
Il est évalué qu’un courrier prioritaire de moins de 20 grammes dépasse aisément 2 € une fois les coûts de salaire, de fournitures, d’impression et d’affranchissement cumulés. Face à une envolée du prix des timbres individuels (+20 % en deux ans) il est urgent de prévenir cette augmentation en rationalisant et en optimisant les processus de création et d’envoi de courriers individuels. Est concerné tout type de courriers (relance, information, convocation…) qui ne peuvent être globalisés ou standardisés.
En mettant à disposition de ces entreprises des solutions métier capables de capter ces flux pour les diriger dans des processus industriels cadrés et normés, il devient évident, dès lors, que les coûts d’impression et d’affranchissement soient drastiquement réduits.
Ce même courrier voit son coût diminué entre 20 % et 30 % ce qui représente une économie substantielle. À cela, viennent s’ajouter des économies indirectes comme la possibilité de rationaliser le parc d’imprimante local, les consommables associés, libérer du temps aux collaborateurs pour d’autres tâches, etc.
L’utilisation d’une solution professionnelle d’optimisation postale permet de réduire le coût d’affranchissement des courriers entre 20 % et 30 %.
Il est possible de diviser par 4 les coûts liés à l’activité courrier.
Logiciels associés
Les solutions de gestion de courriers que nous proposons facilitent au quotidien la vie de dizaines d’entreprises qui peuvent ainsi se concentrer sur leur métier en s’affranchissant des tâches chronophages et peu valorisantes pour leurs salariés.
À chaque étape de création et d’envoi de ces courriers, et qu’ils soient industriels ou individuels, nous accompagnons les utilisateurs dans leurs communications.
ScopHybrid™
Solution de workflow et traitement de flux de travail
ScopTRL™
Solution de gestion électronique des documents
ScopTracking™
Solution de suivi et de traçabilité des documents