La réussite d’une entreprise passe par de nouveaux process et de nouvelles technologies

Cas d’usage – un cyber-marchand anglais : Vault 101

Optimiser processus documentaires boutique en ligne

Entreprise francaise internationale 1 | mpi tech

Optimisation des processus documentaires

Découvrez comment PrintSampler permet à Vault 101 de rationaliser sa production de documents tout en permettant des économies pérennes…

Vault 101 est un cyber-marchand anglais de bijoux de grande qualité en pleine expansion. Ses boutiques en ligne sont notamment présentes sur eBay et Amazon. Sa forte croissance de ces dernières années a fait que le volume de commandes qu’il avait à traiter, en augmentation constante, constituait un véritable défi à relever. Vault 101 se mit donc en quête d’un moyen de modifier la façon dont les commandes étaient traitées et imprimées.

Problématique

Gérer plusieurs flux entrants

Chaque boutique en ligne génère des commandes dans des formats différents de l’une à l’autre, avec la contrainte d’étiquettes d’expédition autocollantes devant passer manuellement dans l’imprimante plusieurs fois de suite tout en vérifiant que le bon affranchissement soit appliqué.

Un processus multi-étapes très chronophage et coûteux

Les modèles d’étiquette associés respectivement aux niveaux d’affranchissement de type 1, 2 et International devaient être imprimés une première fois avant de retourner à l’imprimante pour qu’y soient ajoutés les détails de la commande. Une fois imprimées, les feuilles d’étiquette étaient récupérées, puis la partie autocollante était détachée puis collée sur l’enveloppe ou le colis. Avec une grande quantité de commandes à traiter, ce process compliqué était devenu non seulement chronophage mais également coûteux !

Optimisation processus commandes pour boutique en ligne

Optimisation processus documentaire : print sampler

Solution proposée : une gestion avancée des modèles de documents avec définition de scénarios d’automation

La solution retenue par Vault 101 est PrintSampler de MPI Tech. PrintSampler propose non seulement une gestion avancée des modèles de documents, mais également d’autres fonctionnalités permettant notamment de découper et indexer les documents suivant un système de règles et de scénarios pré-établis.

Une interface intuitive et facile à utiliser

L’interface intuitive et la facilité d’emploi de PrintSampler font qu’il est utilisable par le plus grand monde. L’équipe de Vault 101 peut désormais se contenter de lancer en masse les impressions de leurs commandes (provenant de leurs différentes boutiques en ligne) via PrintSampler et de les récupérer directement sur leurs imprimantes Xerox.

L’analyse et le découpage automatique des fichiers font gagner du temps

Le nouveau process consiste à séparer les flux de commandes (en provenance d’eBay ou d’Amazon) en factures individuelles. Ces factures peuvent être elles mêmes contenues sur une ou plusieurs pages. PrintSampler analyse chaque facture séparément pour établir le type de document nécessaire au niveau d’affranchissement demandé (niveau 1, 2 ou international) et y ajoute le modèle correspondant, soit à eBay soit à Amazon.

L’impression et l’archivage en un seul process

En plus de découper et trier les factures, PrintSampler génère un fichier PDF pour chaque facture individuelle à des fins d’archivage, tout en le mettant à disposition des systèmes ERP et/ou CRM, ceci accompagné des métadonnées appropriées. Toutes ces fonctionnalités sont livrées en standard avec PrintSampler, aucun ajout ou extension supplémentaires ne sont nécessaires. La mise en place et la configuration peuvent être mis en oeuvre simplement grâce à l’interface utilisateur. Ceci a d’ailleurs permis à Vault 101 de procéder à des modifications sans interrompre la continuité vitale à leur business en expansion.

Bénéfices

Gain de temps, réduction du gaspillage et économies certaines

Grâce à la facilité d’emploi de PrintSampler, il n’y a plus de gâchis de papier, les coûts d’exploitation sont nettement diminués car une seule passe d’impression est désormais nécessaire. La productivité est également en hausse car les processus d’exploitation sont optimisés.

L’éventail des possibilités offertes pour la conception des documents ouvre la voie à une croissance sereine

PrintSampler assure la pérennité des processus documentaires de Vault 101’s en permettant la modification rapide des modèles par les utilisateurs (suivant leurs droits d’accès) et en permettant même d’ajouter de manière dynamique de la publicité concernant les nouveaux produits à venir !

Un outil simple offrant des gains de productivité substantiels

Vault 101 ayant pu simplifier les processus de travail grâce à PrintSampler, sa productivité s’est nettement améliorée et leur a permis de faire face beaucoup plus aisément au flux grandissant de leurs commandes.

Découvrir comment nos solutions peuvent vous aider

“PrintSampler a permis de simplifier nos méthodes de travail et d’augmenter notre productivité; il est simple à utiliser et nous dégage du temps pour traiter les centaines de commandes journalières. Tout ce que nous avons à faire est de cliquer sur ‘Imprimer’ et PrintSampler s’occupe du reste”

– Chris Thomas, directeur des opérations de Vault 101

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Gain de temps

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Simplification des méthodes

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Réduction du gaspillage

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