Automatisation des envois postaux avec la solution ScopHybrid™

Cas d’usage – Cerballiance

Entreprise francaise internationale 1 | mpi tech

Cerballiance Normandie est un regroupement de laboratoires d’analyses médicales

Le projet du déploiement de la solution ScopHybrid dans le cadre de l’automatisation des opérations d’envois postaux directement depuis l’ERP des laboratoires concerne Cerballiance Normandie Ouest (ex biocentre), soit sept laboratoires disposés dans un triangle géographique entre Falaise (14), Cherbourg (50) et Granville (50).

Cerballiance automisation de courrier | mpi tech

Problématique

Cerballiance Normandie Ouest produit chaque jour environ 2 500 dossiers (7 laboratoires en Normandie Ouest). Ces documents étaient initialement envoyés par voie postale (600 à 800 courriers par jour) ou remis en main propre (environ 300 courriers) si le patient se présentait au laboratoire.

Plusieurs typologies de documents sont concernées : des résultats d’analyses évidemment, mais aussi des feuilles de soins, des factures, des relances, des lettres informatives, etc. Tous ces documents étaient imprimés, mis sous pli sur site manuellement et le cas échéant, envoyés par voie postale.

Cerballiance Normandie recherchait une solution permettant de faciliter ces opérations manuelles très chronophages et coûteuses impressions en local, affranchissement non optimisé en plein tarif, envoi postal nécessitant une opération de collecte et/ou une indispensable mobilisation du personnel.

Cerballiance Normandie Ouest



7 laboratoires



300 courriers par jour remis en main propre

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600 à 800 courrier postaux envoyés par jour



2 500 dossiers traités par jour

Hexagones semi trans lighter 2 | mpi tech

« Les objectifs étaient non seulement d’améliorer les coûts postaux, mais aussi de réduire les délais de traitement et d’acheminement et – in fine au niveau du personnel – de libérer du temps pour des tâches plus valorisantes. »

– Jean-François LONGWAH –

Responsable d’exploitation de Cerballiance Normandie

Solution proposée

En collaboration avec notre partenaire local de systèmes d’impression et de solutions digitales (Burologic), nous avons audité plusieurs solutions. Au final, celle de MPI Tech répondait au mieux à nos exigences et s’avérait parfaitement adaptable à nos processus opérationnels. La solution ScopHybrid™ a été, dans un premier temps, déployée sur un site pilote puis diffusée quelques mois plus tard sur l’ensemble de nos laboratoires d’analyses.

L‘un des critères de choix de la solution a été sa capacité à s’intégrer à notre ERP. La solution de création et d’envoi de courriers ScopHybrid a ainsi été implémentée pour permettre aux administratifs d’envoyer des courriers directement depuis l’applicatif métier en utilisant tout simplement la fonction d’impression de fichiers.

ScopHybrid accepte plusieurs formats de fichiers : formats bureautiques (Word, OpenOffice, LibreOffice), PostScript, PDF, etc. Il est ainsi possible de prendre en charge, en toute transparence pour les opérationnels, diverses natures de documents : feuilles de soins, honoraires, bilans sanguins, etc. ScopHybrid assure la catégorisation automatique du document (identification du type de document) afin de faciliter le routage (envoi électronique ou postal) mais aussi, dans le cas de documents à imprimer sur site, pour assurer une remise en main propre au patient.

Découvrir comment nos solutions peuvent vous aider

Scophybrid courriers automatiques | mpi tech

L’utilisateur crée un courrier depuis son logiciel métier. Il peut paramétrer différentes options : couleur, recto-verso, fond de page, insertion d’annexes, etc. Ensuite, il sélectionne le type d’enveloppe et d’envoi : Ecopli, Prioritaire, Recommandé.

Une étape de validation du courrier avant envoi peut être exigée. ScopHybrid se charge d’envoyer le courrier par courriel sécurisé, via un prestataire d’impression ou directement vers un centre d’impression pour envoi.

A chaque courrier traité par le pôle administratif d’un site, un code spécifique est intégré au document et celui-ci est automatiquement mémorisé au niveau de la solution GED du laboratoire. Cette information permet de savoir si un document a déjà été traité.

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Gain de temps

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Réduire les coûts des infastructures

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Rationaliser les documents

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Réduire les impression des documents

Quotation marks white trans left | mpi tech

Outre le gain de temps indéniable dans la gestion du courrier, nous avons par ailleurs apprécié l’ergonomie et la souplesse de l’outil. Nous avons par exemple mis en œuvre une fonctionnalité de signature pour certains types de documents.

Pour des documents particuliers à caractère sensible et/ou confidentiel, le pôle administratif peut exiger la signature d’un responsable ou de tout autre personne référencée en tant que validateur avant l’envoi effectif du document.

Chaque validateur a accès à une interface de validation et consulte les différents documents qui lui sont envoyés. Il peut soit « valider », dans ce cas sa signature est intégrée au courrier, soit« refuser» en exprimant un motif de refus.

Cette information est alors remontée au créateur du courrier qui peut ainsi procéder aux modifications adéquates.

– Jean-François LONGWAH –

Responsable d’exploitation de Cerballiance Normandie